1. OPREDELITEV DOGODKA
Ti pogoji veljajo za dogodek “MEPI forum 2024” (v nadaljevanju: dogodek), ki ga organizira Zavod MEPI – Mednarodno priznanje za mlade, Oražnova ulica 10, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: organizator) in bo potekal 28. in 29. septembra 2024 v Postojni.
2. IZVEDBA DOGODKA
Ta dogodek se izvede pod pogojem, da se nanj prijavi vsaj petdeset oseb. V primeru, da se na dogodek prijavi manj kot petdeset oseb, se ga ne izvede in se o tem najmanj 5 dni pred dogodkom po elektronski pošti obvesti prijavljene osebe.
Pridružujemo si pravico do spremembe datuma ali lokacije izvedbe dogodka, o čemer bomo prijavljene osebe obvestili najmanj 3 dni vnaprej.
Gradiva, ki jih uporabljajo predavatelji in organizatorji dogodka, so zaščitena avtorska dela.
Za parkiranje na kraju dogodka poskrbijo udeleženci sami, zanj organizator ne odgovarja.
3. POSTOPEK PRIJAVE IN INFORMACIJE O UPORABI ZBRANIH OSEBNIH PODATKOV
Prijava na dogodek je mogoča izključno preko Prijavnega sistema MEPI, dostopnega na https://kompas.mepi.si/prijave. Po vnosu podatkov sistem generira elektronsko prijavnico (.pdf), ki velja kot naročilnica in jo prijavljeni prejme po e-pošti. Za dokončno potrditev prijave mora udeleženec nato prijavnico natisniti, podpisati (in žigosati, če je to potrebno) ter v 7 dneh od oddaje prijave poslati v elektronski obliki (sken – .pdf) na elektronski naslov mepi@mepi.info. Če organizator v 7 dneh od oddaje prijave ne prejme podpisane prijavnice, prijavo udeleženca avtomatsko zavrže.
Podatke, oddane preko prijavnice (ime, priimek, kontaktni podatki, pretekla znanja, pričakovanja, itd.) bomo uporabili za potrebe organizacije dogodka (npr. da vam lahko na njem zagotovimo prosto mesto, da lahko vsebino dogodka prilagodimo udeležencem, da zagotovimo posebno vrsto prehrane).
Prijava na dogodek pomeni vzpostavitev pogodbenega odnosa z organizatorjem oziroma zahtevo za vzpostavitev takšnega odnosa, če je število mest omejeno in se udeležence na podlagi prijave v predhodnem postopku šele izbere. V prejšnjem odstavku opisana obdelava osebnih podatkov zato temelji na takšnem »pogodbenem razmerju« oziroma »zahtevi« po sklenitvi takšnega razmerja.
Če prijave na dogodek ne odda oseba, katere podatki so oddani preko prijavnice (npr. zastopnik organizacije prijavi drugega delavca v organizaciji), je obveznost osebe, ki prijavnico odda, da ima ustrezno pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov druge osebe preko prijavnice (npr. da ima soglasje takšne osebe) ter da takšno osebo tudi obvesti o obdelavi njenih osebnih podatkov, kot so navedeni v prijavnici in v teh pogojih.
4. PLAČILO KOTIZACIJE IN DRUGIH STROŠKOV DOGODKA
Dogodek je plačljiv.
Kotizacija za udeležbo na dogodku za strokovne delavce v vzgoji in izobraževanju, ki bodo evidentirani v sistemu KATIS, znaša 99 EUR in zajema organizacijo dogodka, vsebine po programu (strokovni in zabavno-spremljevalni program), e-zbornik strokovnih prispevkov, promocijski material, izdajo potrdila o udeležbi, osvežitev med odmori, obroke po programu (večerja, samopostrežni zajtrk, kosilo) in nočitev v triposteljni sobi s turistično takso. Za prijave do vključno 20. 6. 2024 velja posebna promocijska cena kotizacije 79 EUR.
Kotizacija za vse ostale udeležence dogodka, ki ne bodo evidentirani v sistemu KATIS, znaša 135 EUR. Za prijave do vključno 20. 6. 2024 velja posebna promocijska cena kotizacije 115 EUR.
V kotizacijo je vključena nočitev v triposteljni sobi. V primeru, da prijavljena oseba želi prenočevati v enoposteljni ali dvoposteljni sobi, je dolžna doplačati znesek v višini 17 EUR.
S posredovanjem izpolnjene prijavnice prijavljeni osebi zagotovimo prosto mesto na dogodku, prijavljena oseba oziroma plačnik pa s tem prevzame obveznost plačila kotizacije. Šteje se, da je dogovor o izvedbi dogodka sklenjen, ko prejmemo izpolnjeno prijavnico. V primeru, da se oseba ne udeleži dogodka, na katerega se je prijavila in udeležbe ne odpove v skladu s temi pogoji, to ne vpliva na obveznost plačila kotizacije. Organizator v roku 7 dni od prejema prijavnice izstavi račun plačniku, navedenemu na prijavnici. Organizator na računu navede številko prijavnice.
5. ODJAVA OD DOGODKA
Prijavljena oseba lahko svojo udeležbo na dogodku brez stroškov odpove najkasneje do 6. 9. 2024, in sicer tako, da to pisno sporoči na elektronski naslov mepi@mepi.info. V primeru, da se oseba odjavi po navedenem datumu, organizator zadrži kotizacijo v celotni višini, kot je bila opredeljena na prijavnici.
V primeru prepozne odpovedi se lahko dogodka namesto prijavljene osebe udeleži druga oseba (zamenjava). Prijavljena oseba je dolžna kontaktne podatke osebe, ki se bo dogodka udeležila namesto nje, sporočiti na mepi@mepi.info najkasneje 3 dni pred pričetkom dogodka. Manj kot 3 dni pred dogodkom spremembe niso možne.
6. REGISTRACIJA PRISOTNIH NA DOGODKU
Na dogodku je potrebna registracija prisotnih udeležencev, saj te podatke potrebujemo za izpolnitev naših zahtev do vas ali za lastno poslovanje (npr. da lahko izdamo ali pošljemo potrdilo o udeležbi, da lahko izdamo račun in podobno).
7. ROK HRAMBE OSEBNIH PODATKOV
Osebne podatke, zbrane preko prijavnice, hranimo še pet let od dogodka, nato pa jih v roku enega leta izbrišemo.
Takšno hrambo utemeljujemo s svojim t.i. »zakonitim interesom«, saj podatke potrebujemo za primer vaših ali naših pravnih zahtevkov iz naslova vaše udeležbe na dogodku, ki zastarajo v petih letih po izvedbi dogodka.
8. POSREDOVANJE OSEBNIH PODATKOV FINANCERJU DOGODKA
Pri izvedbi nekaterih naših dogodkov, za katere prejmemo od financerjev namenska sredstva, smo pogodbeno zavezani poročati tudi o udeležencih na teh dogodkih. V tem primeru registriramo udeležence na dogodku, in sicer preko skupne liste prisotnosti ali z drugim potrdilom o prisotnosti, del vaših osebnih podatkov na teh dokumentih (ime in priimek, organizacija iz katere prihajate in podpis) pa posredujemo financerju.
Če je dogodek izveden v okviru projekta, kjer kot vodilni partner ne nastopa organizator, se bodo podatki o udeležencih (ime in priimek, organizacija iz katere prihajate in podpis) posredovali tudi vodilnemu partnerju projekta. V teh primerih bo vodilni partner naveden na prijavnici na dogodek.
Posredovanje osebnih podatkov financerjem oziroma organom, ki izvajajo nadzor, utemeljujemo s svojim t.i. »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj tako izpolnimo svoje zaveze do financerja javnega dogodka in mu verodostojno poročamo o številu udeležencev, kar je vse pogoj za pridobitev sredstev, nujnih za samo izvedbo javnega dogodka. Z drugimi besedami, brez takšnega posredovanja javnega dogodka ne moremo izvesti.
9. FOTOGRAFIRANJE IN SNEMANJE NA DOGODKU
Na dogodku obstaja možnost, da boste kot udeleženec fotografirani ali posneti ter da bodo takšne fotografije ali posnetki javno objavljeni na spletu ali v medijih ali kako drugače dostopne širši javnosti. Z vašo udeležbo na dogodku štejemo, da to možnost dopuščate. V kolikor se ne želite pojavljati na fotografijah ali v videoposnetkih, vas prosimo, da nas o tem obvestite pred začetkom dogodka.
10. DODATNE INFORMACIJE
Če imate dodatna vprašanja glede varstva osebnih podatkov na naših dogodkih ali če uveljavljate pravico do ugovora zoper obdelavo vaših osebnih podatkov, ki temelji na našem t.i. »zakonitem interesu«, nam pišete na mepi@mepi.info.
Ljubljana, 26. 4. 2024